個人情報保護方針
香陵住販株式会社グループ（以下、「当社」といいます。）は、当社事業を行うに当たって、お客様並びに当社従業者の個人情報を保護することは重大な社会的責任と認識します。以下のとおり個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。
１.個人情報は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
２.個人情報への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報保護体制を継続的に向上します。
３.当社が保有する個人情報に関して適用される法令およびその他の規範を遵守します。
４.当社は、個人情報に関する質問および苦情に、適切かつ迅速に対応いたします。
５.社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新の IT 技術動向を踏まえ、個人情報保護体制を適時･適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。
2005年４月１日（制定）
2024年10月15日（改定）
香陵住販株式会社
代表取締役会長 薄井 宗明
代表取締役社長 金子 哲広
個人情報の取扱いについて
当社は、「個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報を次の通り取扱います。
１.個人情報の利用目的
当社が取扱う個人情報は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。
| 個人情報名 | 利用目的 |
| お客様・取引先様の個人情報 | 保証会社との手続きとそれに関わる連絡（訪問・メール・電話・郵送） 金融機関との手続きとそれに関わる連絡（訪問・メール・電話・郵送） 不動産契約に関する手続きとそれに関わる連絡（訪問・メール・電話・郵送） 不動産管理業務に関する手続きとそれに関わる連絡（訪問・メール・電話・郵送） 修繕等に関わる手続き（訪問・メール・電話・郵送） アンケート調査、各種イベント・セミナー等の案内（メール・郵送・電話） 不動産およびそれに関連するサービスの案内（訪問・メール・電話） 個人情報の取扱いに関する同意を得るための連絡（メール・郵送・電話） |
| 会社説明会参加者様、採用応募者様の個人情報 | 採用選考についての連絡（メール・郵送・電話） 採用選考の合否の連絡（メール・郵送・電話） その他説明会等のご案内（メール・郵送・電話） |
| 役員および従業員等（扶養家族等を含む）の個人情報 | 人事労務管理（別途同意書にて明示） |
| 取引先様の個人情報 | 支払調書作成事務 |
| 株主様の個人情報 | 各種法令に基づく権利の行使・義務の履行 事業活動の報告書等の送付 各種法令に基づくデータ作成 |
| 新株予約権者様の個人情報 | 各種法令に基づく通知 各種法令に基づくデータ作成 |
| お問い合せで取得した個人情報 | お問い合せ対応のための連絡 お問い合せ対応 |
| 受託業務にて取得した個人情報 | 受託業務における契約履行 |
| 防犯カメラにより取得した個人情報 | 防犯 警備 |
| 会議・セミナーの録画 | 社内周知 |
| ドライブレコーダの録画 | 安全運転 運転履歴の記録 |
２.個人情報の第三者提供
当社は個人情報を業務遂行のため、および、次の①～④を除き、第三者に開示または提供いたしません。
①ご本人の同意がある場合
②法令などで認められた場合
③人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
３.個人情報の共同利用
当社は第１項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報を下記のとおり共同利用させていただく場合があります。なお、「共同利用する者の利用目的」「個人データの取扱につきまして」見直しを行う場合には、あらかじめその内容を公表いたします。
(１)共同利用するサービス・対象
①修正・建築・保証サービスに関わるお客様
(２)共同利用する個人データの項目
①住所、氏名、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、名刺情報、勤務先情報、不動産情報、応対内容、その他当社グループ事業において必要な項目
②お問い合わせ、苦情およびご提言の情報
(３)共同利用する者の範囲
当グループ内（香陵住販株式会社およびジャストサービス株式会社）
(４)共同利用する者の利用目的
①総合的な不動産に関するサービス（修繕・建築）の提供のため
②保証サービスの提供のため（家賃の請求、退去のための通知、それに関わる手続き）
(５)共同利用する個人データの管理についての責任者の氏名または名称および住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
香陵住販株式会社
〒310-0021 茨城県水戸市南町二丁目４番33号
代表取締役会長 薄井 宗明
代表取締役社長 金子 哲広
４.委託先等の管理
当社は第１項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報を当社と契約を締結した委託会社に預託することがあります。委託会社に対しては、適切な取扱い、管理保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第１項の目的以外に利用することを禁止します。
５.当社の個人情報保護の安全管理のために講じた措置
(１)基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
(２)個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定
(３)組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（個人情報保護委員会）を審査基準としたJAPHICマークの外部審査受審
(４)人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
(５)物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
(６)技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
６.Cookie（クッキー）について
当社グループは、当社グループWEBサイトにおいてCookieを利用しております。Cookieとは、インターネット接続可能な機器上に保存されるWEBサイトの閲覧情報などのことをいいます。
当社グループWEBサイトでは、お客様の当社グループWEBサイト利用状況を分析し、サービスの向上・改善を図るためにGoogle 社のサービスであるGoogle Analyticsを利用しております。
Google Analyticsはトラフィックデータ収集のためにCookieを使用しており、お客様がアクセスしたページのURLやIPアドレスなどの情報が、Google社に収集される可能性があります。また、それらの情報は、Google社により同社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。
お客様は、ブラウザの設定でGoogle Analyticsを無効にすることにより、Google Analyticsによるお客様ご自身の情報の収集を停止させることも可能です。
Google Analyticsの利用規約に関する説明についてはGoogle Analyticsのサイトを、Google社のプライバシーポリシーに関する説明については同社のサイトをご覧ください。
＜Google Analyticsの利用規約＞
https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/jp/
＜Google社のプライバシーポリシー＞
https://policies.google.com/privacy?hl=ja
７.個人情報のお問い合わせ、開示等の手続きについて
(１)ご本人またはその代理人が、個人情報に関して、利用目的の通知、開示、第三者提供記録、内容の訂正・追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応いたします。
(２)お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認いたします。
(３)ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
(４)ご本人またはその代理人からの開示等の請求は、合理的期間内に回答させていただきます。
【開示等の手続きの方法】
(１)下記の窓口までメールまたは、お電話でご連絡ください。
(２)当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付いたしますので、必要事項をご記入ください。
(３)当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
(４)代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
(５)「個人情報開示等申請書」を郵送してください。
(６)「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡および本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対する回答が終了した後、１年間保存し、その後破棄させていただきます。
【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、１回の申請ごとに 800 円の手数料をご負担いただきます。
８.個人情報の開示等および苦情・相談の窓口
個人情報に関するお問い合わせは、下記窓口までお願いいたします。
香陵住販株式会社 経営管理部
〒310-0021 茨城県水戸市南町二丁目４番33号
問合せフォーム https://www.koryo-j.co.jp/contact/inquiry_corp
電話 029-221-2110
受付時間 9:30～18:00（土・日・祝日 定休日）
９.認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人JAPHICマーク認証機構の対象事業者です。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談については以下のURLからJAPHICマーク認証機構へお申し出ください。https://japhic.or.jp/office/info
＊当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。
当社の認定審査機関は株式会社PICC（https://www.picc.co.jp）です。
香陵住販株式会社
〒310-0021 茨城県水戸市南町二丁目４番33号
代表取締役会長 薄井 宗明
代表取締役社長 金子 哲広